HƯỚNG DẪN CHI TIẾT: CÔNG CHỨNG HOẶC CHỨNG THỰC HỢP ĐỒNG BẤT ĐỘNG SẢN

Theo quy định của Luật Đất đai và Luật Công chứng, hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất bắt buộc phải được công chứng hoặc chứng thực (trừ trường hợp một bên tham gia giao dịch là tổ chức kinh doanh bất động sản).

Nếu không thực hiện bước này, giao dịch sẽ bị coi là vô hiệu về mặt hình thức khi xảy ra tranh chấp.

1. Lựa chọn địa điểm: Công chứng hay Chứng thực?

Bạn có thể lựa chọn một trong hai hình thức với giá trị pháp lý tương đương, nhưng có sự khác biệt về nơi thực hiện:

• Công chứng (Khuyên dùng): Thực hiện tại Phòng Công chứng (Nhà nước) hoặc Văn phòng Công chứng (Tư nhân) trong phạm vi tỉnh/thành phố nơi có đất.

  • Ưu điểm: Công chứng viên sẽ kiểm tra tính pháp lý của sổ đỏ (thật/giả), tình trạng ngăn chặn giao dịch (đất có đang bị tranh chấp, kê biên không) và chịu trách nhiệm bảo hiểm nghề nghiệp nếu xảy ra sai sót.

• Chứng thực: Thực hiện tại Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã/phường nơi có đất.

  • Đặc điểm: Người thực hiện chứng thực (Chủ tịch/Phó chủ tịch UBND) chỉ chứng nhận về mặt thời gian, địa điểm, năng lực hành vi dân sự và chữ ký của các bên, không chịu trách nhiệm sâu về tính pháp lý của nội dung hợp đồng như công chứng viên.

2. Chuẩn bị hồ sơ chi tiết cho các bên

Để buổi công chứng diễn ra nhanh chóng, tránh việc phải đi lại nhiều lần, hai bên cần chuẩn bị kỹ các giấy tờ gốc (kèm theo bản photo để lưu hồ sơ) theo danh sách sau:

Kênh Bên Bán / Bên Tặng Cho (Bên Chuyển Nhượng)

• Giấy chứng nhận: Bản gốc Sổ đỏ / Sổ hồng.

• Giấy tờ tùy thân:

  • Căn cước công dân (CCCD) còn hạn sử dụng của cả vợ và chồng (nếu tài sản là của chung).

  • Nếu là tài sản riêng (được tặng cho riêng, thừa kế riêng hoặc mua trước khi kết hôn): Chỉ cần CCCD của người đứng tên.

• Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân:

  • Nếu đã kết hôn: Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn.

  • Nếu độc thân: Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (còn hạn 6 tháng).

  • Nếu đã ly hôn: Quyết định/Bản án ly hôn của Tòa án + Giấy xác nhận độc thân.

  • Nếu vợ/chồng đã chết: Giấy chứng tử + Giấy xác nhận độc thân/Trích lục kết hôn để chứng minh thời điểm hình thành tài sản.

Kênh Bên Mua / Bên Nhận Tặng Cho (Bên Nhận Chuyển Nhượng)

• Giấy tờ tùy thân: CCCD còn hạn sử dụng. (Nếu đứng tên cả vợ và chồng thì cần CCCD của cả hai).

• Giấy tờ hôn nhân: Giấy đăng ký kết hôn (nếu muốn đứng tên chung 2 vợ chồng) hoặc Giấy xác nhận độc thân.

Giấy tờ chung tại nơi công chứng

• Phiếu yêu cầu công chứng: Điền thông tin theo mẫu có sẵn tại Văn phòng công chứng (VPCC).

• Dự thảo hợp đồng: Nếu hai bên tự soạn trước. Tuy nhiên, khuyến khích nên để VPCC soạn thảo dựa trên thông tin hai bên cung cấp để đảm bảo đúng thể thức và đầy đủ các điều khoản pháp lý bảo vệ quyền lợi hai bên.

3. Quy trình các bước thực hiện tại Văn phòng công chứng

• Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ: Bộ phận tiếp nhận sẽ kiểm tra tính hợp pháp, đối chiếu bản gốc và bản photo. Nếu phát hiện đất đang bị ngăn chặn (do tranh chấp, thi hành án), VPCC sẽ từ chối thực hiện.

• Bước 2: Soạn thảo hợp đồng: VPCC tiến hành soạn thảo hợp đồng dựa trên thỏa thuận về giá cả, phương thức thanh toán, nghĩa vụ nộp thuế… của hai bên.

• Bước 3: Đọc và ký áp bản: Hai bên đọc lại thật kỹ các điều khoản trong hợp đồng (đặc biệt là thông tin cá nhân, diện tích đất, số tờ, số thửa, số tiền giao dịch). Nếu đồng ý, hai bên sẽ ký và điểm chỉ (lăn tay) vào từng trang của hợp đồng trước mặt Công chứng viên.

• Bước 4: Đóng dấu và nộp phí: Công chứng viên ký đóng dấu. Bạn nộp phí công chứng (tính theo tỷ lệ % giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng) và thù lao soạn thảo văn bản để nhận lại các bản hợp đồng chính thức.

💡 Mẹo nhỏ và Lưu ý quan trọng khi đi công chứng

• Nên đặt lịch trước: Đối với các giao dịch bất động sản, bạn nên chụp ảnh giấy tờ gửi trước cho VPCC qua Zalo/Email để họ kiểm tra thông tin và soạn thảo trước. Khi đến nơi, bạn chỉ cần đối chiếu bản gốc và ký, tiết kiệm được 1 – 2 tiếng chờ đợi.

• Ghi đúng giá trị giao dịch thực tế: Hiện nay, cơ quan thuế kiểm tra rất nghiêm ngặt việc “khai gian” giá trị mua bán trên hợp đồng công chứng để trốn thuế. Việc ghi thấp hơn giá trị thực tế có thể dẫn đến việc bị trả hồ sơ thuế, phạt hành chính, hoặc gặp rủi ro lớn nếu hợp đồng bị hủy bỏ (bạn chỉ được đền bù dựa trên số tiền ghi trong hợp đồng công chứng).

• Số lượng bản hợp đồng: Nên công chứng tối thiểu 4 bản chính (1 bản VPCC lưu, 1 bản cho bên bán, 1 bản cho bên mua, và 1 – 2 bản dùng để nộp cho cơ quan thuế và văn phòng đất đai khi làm thủ tục sang tên ở bước sau).

Liên hệ công việc liên quan đến bất động sản: 0978998764